Privacyverklaring

Wij begrijpen hoe belangrijk het is dat uw persoonsgegevens op een veilige en correcte wijze worden verwerkt. Om die reden zijn privacy en gegevensbescherming een topprioriteit voor ons. We willen transparant zijn over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken tijdens uw bezoek en/of gebruik van onze website of app, en welke maatregelen we nemen om uw privacy te waarborgen. In onze privacyverklaring vindt u meer informatie hierover.
 

1. Wie zijn wij en wat is onze rol?

1.1. Identiteit en contactgegevens

Outspot wordt aangeboden en beheerd door Confinity NV. Wij zijn ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0897.991.257 (hierna genoemd,  ‘Outspot’, ‘wij’ of ‘we’).

U kan ons bereiken via de volgende contactgegevens:

Adres: Dorp 16, 9830 Sint-Martens-Latem

E-mailadres: privacy@outspot.be

1.2. Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Outspot is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens tijdens uw bezoek en/of gebruik van onze website. Wij zijn, zoals de AVG het noemt, de “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens. Dit betekent concreet dat Outspot, eventueel samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststelt.
 

2. Enkele begrippen toegelicht

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt onder ‘persoonsgegevens’ verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Het gaat met andere woorden om alle informatie op basis waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Daartoe behoren bijvoorbeeld uw naam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uw IP-adres.  

Het begrip ‘verwerken’ is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

 

3. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt, waarom en gebaseerd op welke rechtsgrond? 

In deze tabel kan u het volgende nagaan: 

• kolom 1: welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken (de ‘Categorieën van persoonsgegevens’); 

• kolom 2: waarom wij dit doen (de ‘Doeleinden’);  

• kolom 3: op welke rechtsgrond uit artikel 6 AVG de verwerkingsactiviteit gebaseerd is (de ‘Rechtsgrond’); en

• kolom 4: hoe lang we uw persoonsgegevens verwerken (de ‘Bewaartermijn’).

Wij verwerken persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u hebben ontvangen, bijvoorbeeld wanneer u een account aanmaakt op onze website, contact met ons opneemt of gebruik maakt van onze diensten. Daarnaast kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die wij niet rechtstreeks van u hebben verkregen, maar bijvoorbeeld via derde partijen. In bovenstaande tabel vermelden wij van welke bronnen wij mogelijk persoonsgegevens van u verkrijgen.

4. Minderjarigen

Wij beogen geen persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar. Deze jongeren mogen zonder toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, geen persoonsgegevens aan ons doorgeven of een toestemmingsverklaring afleggen.
 

5. Uw rechten

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over heel wat rechten. Deze rechten zijn, onder andere, vastgelegd in artikelen 15-22 AVG. 

5.1. Het recht op inzage

U heeft het recht om op ieder moment van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken. Als dat het geval is, dan heeft u recht om deze persoonsgegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen.

Deze bijkomende informatie bevat:

• gegevens over de verwerkingsdoeleinden;

• de betreffende categorieën van persoonsgegevens;

• de ontvangers of categorieën van de persoonsgegevens;

• de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

• het bestaan van uw privacy rechten;

• het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

• de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;

• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Als wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van wettelijke verplichtingen), laten wij u weten waarom dat niet mogelijk is.

Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken in een begrijpelijke vorm. De eerste kopie wordt gratis verstrekt, maar extra kopieën kunnen tegen een redelijke vergoeding worden verstrekt.

5.2. Het recht op correctie

U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over u te laten invullen.

5.3. Het recht om te wissen (‘recht op vergetelheid’)

U kan ons in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u er evenwel rekening mee te houden dat wij u geen service meer kunnen bieden indien u dat wenst. Houd er ook rekening mee dat uw recht op vergetelheid niet absoluut is. Wij hebben het recht om uw persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor, onder meer, de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen en uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. We zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.

5.4. Het recht om de verwerking te beperken

In sommige gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: 

• u betwist de juistheid van de persoonsgegevens; 

• de verwerking is onwettig, maar u verzet zich tegen het wissen; 

• wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor onze verwerking, maar u hebt persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en 

• u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij uw persoonsgegevens verder opslaan. Wij zullen deze echter alleen op andere wijze verwerken: met uw toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of om gewichtige redenen van algemeen belang.

5.5. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

U kan op grond van uw bijzondere situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in de vervulling van een taak van algemeen belang. Wij staken in dat geval de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u, of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

5.6. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op:

(a) toestemming; of

(b) dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat u een overeenkomst sluit, en deze verwerking wordt geautomatiseerd uitgevoerd, hebt u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. Voor zover het technisch mogelijk is, bezorgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.

5.7. Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat is genomen uitsluitend op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en die u aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft en die zonder substantiële menselijke tussenkomst tot stand komt.

In drie situaties kan u zich niet op dit recht beroepen:

a) als een wet dit toelaat (bijvoorbeeld ter voorkoming van belastingfraude);

b) als de besluitvorming berust op een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene; of

c) als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, of de uitvoering van een overeenkomst (let wel, hierbij maken wij steeds geval per geval een afweging of er minder privacy invasieve methoden bestaan om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren).

5.8. Het recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken op eenvoudig verzoek. Let wel: de intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

 

6. Uitoefenen van uw rechten

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onder titel 1 "Wie zijn wij – contactgegevens". Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst op uw verzoek met betrekking tot de uitoefening van uw rechten. Indien uw verzoek evenwel complex is kunnen wij deze termijn verlengen met twee maanden nadat wij u hierover op de hoogte hebben gebracht. Wij informeren u binnen één maand na ontvangst van uw verzoek als een verlenging nodig is. 

We zijn wettelijk verplicht bij het uitoefenen van uw rechten uw identiteit te verifiëren. Hiertoe zullen we u per e-mail naar uw geregistreerd e-mailadres vragen om uw aanvraag te bevestigen. Indien dit niet kan, zullen wij u vragen om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen. Wij vragen u om daarbij uw rijksregisternummer en afbeelding op uw identiteitskaart onleesbaar te maken. In elk geval zullen wij uw identiteitskaartgegevens louter verwerken om uw identiteit te verifiëren en niet opslaan noch registreren in onze systemen.

U kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om u een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan uw verzoek.

 

7. Bewaring van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang deze noodzakelijk zijn voor verwezenlijking van het beoogde doel. U dient er rekening mee te houden dat tal van (wettelijke) bewaartermijnen ertoe leiden dat persoonsgegevens opgeslagen (moeten) blijven. Voor zover geen bewaarplicht bestaat, worden de gegevens routinematig gewist nadat het doel waarvoor ze zijn verzameld, is verwezenlijkt. 

Daar komt bij dat wij persoonsgegevens kunnen bewaren als u ons hiervoor toestemming heeft verleend of als het mogelijk is dat wij deze gegevens nodig hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat laatste geval dienen we bepaalde persoonsgegevens te gebruiken als bewijsmiddelen. Met dat doel bewaren we bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke verjaringstermijn, die tot dertig jaar kan bedragen; de gebruikelijke verjaringstermijn in verband met persoonlijke rechtsvorderingen bedraagt tien jaar.

 

8. Categorieën van ontvangers

Binnen onze organisatie zien wij erop toe dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor personen die deze nodig hebben om te voldoen aan de contractuele en wettelijke verplichtingen. 

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan derden conform de wettelijke bepalingen of wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend. In bepaalde gevallen worden onze medewerkers bij het uitvoeren van hun taken ondersteund door externe dienstverleners.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat, indien u beslist om uw informatie, met inbegrip van uw persoonsgegevens, met ons te delen via de koppelingsdiensten van onze zakelijke partners, behalve deze privacyverklaring ook het privacybeleid en/of de privacyverklaringen van onze zakelijke partners op u van toepassing kunnen zijn. Wij hebben geen zeggenschap over de mogelijke verzameling en/of verwerking van uw informatie door onze zakelijke partners op hun eigen websites en/of platformen.

In het bijzonder identificeren wij de volgende (categorieën van) ontvangers:

a) Verkooppartners die hun producten/diensten aanbieden via onze webshop;

b) Partners voor het onlinerecruitmentproces;

c) Betaaldienstverleners waarop we een beroep doen voor betalingsdoeleinden;

d) Outlook voor het verwerken en behandelen van mails en andere gegevens;

e) Transportfirma’s waarop we een beroep doen voor de bezorging van uw aankopen;

f) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor marketingdoeleinden;

g) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor ICT –technische ondersteuning en hostingdoeleinden;

h) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor administratieve doeleinden (bijv. CRM-systeem);

i) Bedrijven of software die we kunnen inschakelen voor het bijhouden en verwerken van de facturatiegegevens voor onze boekhouding;

j) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor communicatiedoeleinden;

k) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor logistieke doeleinden (logistieke partners);

l) Bedrijven die we kunnen inschakelen voor analytische doeleinden;

m) Overheden of regulerende instanties wanneer zij hierom verzoeken in het kader van de naleving van een vonnis of arrest, wetgeving, regulering, norm of juridische procedure;

n) Wanneer een deel van of al Outspot’s activa worden overgenomen door een externe partij, kunnen de persoonsgegevens die zij over haar klanten bezit deel uitmaken van de overgedragen activa.

 

9. Internationale doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)

We geven uw persoonsgegevens in principe niet door aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in derde landen, tenzij we hiertoe wettelijk gerechtigd zijn, u hiertoe toestemming gaf of indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Voor zover dergelijke doorgiften nodig zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig plaatsvinden.

 

10. Beveiliging

De beveiliging van uw persoonsgegevens is uiterst belangrijk voor ons. Wij hebben redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige dan wel opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Zo bewaren wij uw persoonsgegevens steeds op een beveiligde plaats zodat derden geen toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens.

Helaas is de overdracht van informatie via het internet niet volledig veilig. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de veiligheid van uw persoonsgegevens die via het internet aan ons worden doorgegeven niet garanderen. Elke overdracht van persoonsgegevens is op eigen risico. Wanneer wij uw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken wij altijd technologieën die een hoge mate van beveiliging voorzien.

 

11. Klachten

We doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u dit aan ons melden via onze contactgegevens zoals vermeld onder de titel “Wie zijn wij”, zodat wij hier zo snel mogelijk aan kunnen tegemoetkomen.

U kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De autoriteit die toezicht houdt op onze organisatie is de Gegevensbeschermingsautoriteit, met volgende contactgegevens:

Website:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

 

12. Heeft u nog vragen?

Dan mag u steeds contact met ons opnemen via e-mail via de contactgegevens onder de titel “Wie zijn wij?”. Wij beantwoorden graag uw vragen.

 

13. Wijzigingen

Om tegemoet te komen aan feedback of veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten, kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen u dan ook uit om regelmatig de laatste versie van deze privacyverklaring op onze website te raadplegen.

 

Laatste gewijzigd op: 05/09/2024